Potilasrekisterin tietosuojaseloste

POTILASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE – PIELISEN PURENTA
Suunnitelman laatimisen ajankohta: 01.01.2023

Asiakirjan vastuuhenkilö:
Ilari Tyni

Hammaslääkäriaseman tietosuojavastaava:
Ilari Tyni

Hammasterveyspalvelut Tyni Oy:n asiakkaiden henkilötietoja koskeva tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1. REKISTERINPITÄJÄ
Hammasterveyspalvelut Tyni Oy / Pielisen Purenta
Y-tunnus 2995315-5
Kirkkokatu 22 B 17-19, 75500 Nurmes
Rekisteri kattaa Pielisen Purennan tiloissa yrityksen itsensä tuottamat terveyspalvelut sekä niitä yhteistyössä
tuottavat itsenäiset ammatinharjoittavat että erillisten yritysten kautta toimivien terveydenhuollon
ammattihenkilöiden tuottamat palvelut.

2. REKISTERIN NIMI
Hammasterveyspalvelut Tyni Oy:n potilasrekisteri

3. REKISTERIASIOISTA VASTAAVA HENKILÖ
Toimitusjohtaja Ilari Tyni
info@ilarityni.com

4. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIASIOIHIN LIITTYEN
Tietosuojavastaava Ilari Tyni
info@ilarityni.com

5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE
Järjestelmään kerätään asiakkaan/potilaan tietoja, joita käytetään ja tarvitaan hammashoidon ajanvaraukseen,
suunnitteluun, toteutukseen, sen seurantaan sekä laskuttamiseen. Toimintaa määrittävä lainsäädäntö:
• EU:n tietosuoja-asetus (GDPR)
• Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992
• Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 784/2021
• Laki terveydenhuollon valtakunnallisesta henkilörekisteristä 556/1989
• Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 94/2022
• Tietosuojalaki 1050/2018

6. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot:
• Asiakkaan henkilötiedot
◦ nimi
◦ henkilötunnus
◦ osoite
◦ sähköpostiosoite
◦ puhelinnumero
• Asiakkaan terveyttä koskevat
◦ esitiedot
◦ lähtötilanne
• Asiakkaalle annettavan hoidon
◦ kuvaus
◦ yhteydessä tarvittavan lääkityksen
◦ sisältämien hoitotarvikkeiden tiedot
• Asiakkaan hoitojakson
◦ alkamisaika
◦ arvioitu hoitojakson pituus
◦ hoitokäyntien määrä• Tehtyjen tutkimusten tulokset ja hoitosuunnitelmat
• Ajanvaraustiedot
• Laskutustiedot
• Muut rekisterin tarkoitukseen liittyvät tiedot
◦ ammatti
◦ työnantaja
◦ asiointikieli

7. REKISTERIN TIETOJÄRJESTELMÄT
AssisDent (luokan A potilastietojärjestelmä)
Romexis (luokan B kuvantamisjärjestelmä)

8. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Tietoja saadaan ja niitä ylläpidetään asiakkaan, tämän huoltajan, laillisen edustajan tai nimeämän lähiomaisen
ilmoittamien tietojen sekä hoitoyksikössä syntyvien tietojen perusteella. Asiakas voi oman valintansa mukaan
toimittaa muita hoitotietoja liitettäväksi potilasasiakirjaan. Lisäksi tietoja saadaan asiakkaan suostumuksella
Kanta-arkistosta muilta terveydenhuollon toimintayksiköiltä tai ammattihenkilöiltä.

9. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
Potilastietoja luovutetaan ainoastaan toiselle terveydenhuollon palveluiden antajalle potilaan terveyden- ja
sairaanhoidon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi. Tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan potilaan tai hänen
laillisen edustajansa suostumuksella tai määriteltyyn luovutuksen oikeuttavan lain säännökseen pohjautuen.
Tietoja ei luovuteta sähköpostitse. Luovutuksen edellytyksenä on kirjallisen anomuksen tekeminen.

10. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Rekisteristä ei siirretä tai muutoin luovuteta henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen
ulkopuolelle.

11. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Henkilötietojen käsittelyyn oikeutettua henkilökuntaa sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.
A. Manuaalinen aineisto
Manuaalista aineistoa säilytytetään tilapäisesti vastaanoton lukitussa arkistokaapissa. Aineisto digitalisoidaan
skannaamalla ja arkistoimalla Assisdent potilastietojärjestelmän potilaskohtaisiin arkistokansioihin, jonka
jälkeen manuaalinen versio hävitetään asianmukaista tietosuojaa noudattaen. Tilapäiseen manuaaliseen
aineistoon on pääsy vain kyseessä olevia asioita tai asiakirjoja käsittelevillä henkilöstön jäsenillä.
B. Sähköinen aineisto
Rekisteriä säilytetään luokan A tietojärjestelmässä (Assisdent), johon käyttöoikeus on vain toimipaikan
henkilöstöllä. Kirjatuminen järjestelmään tapahtuu henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanalla sekä
toimikortilla. Toimipaikan tietokoneet on salattu salasanoin. Käyttöoikeudet tietojärjestelmään myönnetään
työtehtävän perusteella.

12. AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO JA PROFILOINTI
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

13. TARKASTUSOIKEUS
EU 2016/679:n 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin sekä
oikeus tarkastaa että saada kopiot häntä käsittelevistä henkilötiedoista. Laki Sosiaali- ja terveydenhuollon
asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 26 § mukaisesti asiakkaalla on halutessaan oikeus tarkastaa häntäitseään koskevia sähköisen tietojärjestelmän lokitietoja.
Tietojen tarkastuspyyntösoikeutta käyttääkseen on tarkastuspyyntö tehtävä joko henkilökohtaisen käynnin
yhteydessä tai lähettää allekirjoitettu tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle osoitteeseen:
Pielisen Purenta, Kirkkokatu 22 B 17-19, 75500 Nurmes
Lisätietoja antaa tietosuojavastaava.

14. OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA
EU 2016/679:n 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan
virheellisen, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon korjausta tai oikaisua. Tietojen korjauspyyntö on tehtävä
kirjallisena tietosuojavastaavalle joko sähköpostitse tai asioimalla toimipaikassa, osoitteessa:

Pielisen Purenta, Kirkkokatu 22 B 17-19, 75500 Nurmes

Ongelmatilanteissa lisää ohjeita tietosuoja-asioista löytyy Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta
www.tietosuoja.fi